¿Cómo envío a los invitados un enlace para actualizar sus propios datos?
Dale a cada invitado un enlace personal que muestre los datos que ya tienes y les permita corregirlos o completarlos, sin crear duplicados ni agregar personas adicionales.
Requisito de plan: Plan Standard o Pro
Respuesta corta: Usa el enlace Actualizar datos por invitado. Abre un formulario precompletado con el hogar de ese invitado, les permite corregir nombres, números de teléfono y direcciones, y guarda los cambios directamente en tus registros existentes. Desactiva Agregar otro invitado en la configuración de Recopilar datos para que los invitados no puedan agregar acompañantes.
El enlace Actualizar datos vs. el enlace Recopilar datos
Estos son dos enlaces diferentes, y la diferencia importa:
El enlace Recopilar datos es un único enlace abierto que compartes con cualquier persona. Siempre empieza desde un formulario en blanco, y cada envío crea un nuevo registro de invitado. Es para reunir datos de personas que aún no tienes.
El enlace Actualizar datos es un enlace personal para cada invitado que ya has agregado. Se abre precompletado con la información de ese invitado y la de todo su hogar, y al guardar se actualizan esos registros existentes en su lugar. Este es el enlace que debes usar cuando ya has importado y organizado a tus invitados y solo quieres que revisen y corrijan lo que tienes.
Si ya has creado tu lista de invitados y tus hogares, el enlace Actualizar datos es casi siempre el que quieres.
Qué hace el enlace Actualizar datos
Cuando un invitado abre su enlace personal Actualizar datos, ve un formulario que ya contiene:
Su propio nombre, correo electrónico y número de teléfono
Los demás miembros de su hogar, con los nombres y números de teléfono que ya ingresaste
La dirección postal del hogar
Pueden corregir cualquier cosa que esté mal y completar lo que falte. Cuando guardan:
Tus registros de invitados y hogares existentes se actualizan en su lugar.
No se crean registros duplicados, y nada se mueve fuera de los hogares que configuraste.
No tienes que reordenar ni reorganizar nada después.
Este es un formulario solo de datos. No registra una confirmación de asistencia, y es completamente independiente de tu formulario de confirmación de asistencia.
Encontrar el enlace Actualizar datos de cada invitado
Primero, activa el formulario: ve a Invitados > Recopilar datos, abre Configuración del formulario y activa Habilitar formulario de recopilación. (Los enlaces personales Actualizar datos solo funcionan mientras el formulario esté habilitado.)
Elige qué campos recopilar (correo electrónico, teléfono, dirección) en Datos a recopilar.
Desactiva "Agregar otro invitado" (ver más abajo) para que los invitados no puedan agregar personas.
Ve a tu lista de invitados y abre Configuración de invitados.
En Enlaces únicos, activa la columna Actualizar datos.
Cada fila de invitado ahora muestra el enlace personal Actualizar datos de ese invitado, listo para copiar y enviar.
También puedes abrir un invitado individual y copiar su enlace Actualizar datos desde la barra lateral del invitado.
Evitar que los invitados agreguen personas adicionales o acompañantes
De forma predeterminada, después de que un invitado guarda sus datos ve un enlace para "agregar otro invitado". Si ya has contado a todos y no quieres que los invitados agreguen acompañantes, desactívalo:
Ve a Invitados > Recopilar datos > Configuración del formulario.
Busca Agregar otro invitado ("Mostrar un enlace para agregar otro invitado después de enviar los datos del invitado").
Desactívalo y guarda.
Con esto desactivado, no hay forma de que un invitado agregue a nadie. El formulario Actualizar datos en sí solo les permite editar el hogar que ya has creado: no tiene ningún campo para "agregar persona" ni acompañante.
Nota: "Agregar otro invitado" está activado de forma predeterminada, así que esta es la única configuración que querrás cambiar si estás enviando enlaces Actualizar datos a una lista finalizada.
Enviar un enlace por hogar
El enlace está vinculado a cada invitado individual, pero al abrir el enlace de cualquier miembro del hogar se muestra el hogar completo. Así que para revisar un hogar, simplemente envía el enlace a una persona de ese hogar —por ejemplo, el primer adulto— y podrá verificar y actualizar a todos. Después de una importación por CSV, la forma más fácil de hacerlo es enviar un correo por hogar e incluir el enlace personal de cada invitado.
Consejos
Habilita el formulario primero, o los enlaces personales mostrarán un mensaje de "cerrado".
Desactiva Agregar otro invitado antes de enviar los enlaces si tu lista es definitiva.
Envía a una persona por hogar para revisar todo el hogar de una vez.
Los cambios se guardan en tus registros existentes, así que no hay nada que combinar ni reordenar después.