Como envio aos convidados um link para atualizarem suas próprias informações?
Dê a cada convidado um link pessoal que mostra as informações que você já tem e permite que eles corrijam ou completem os dados, sem criar duplicatas nem adicionar pessoas a mais.
Requisito do plano: Plano Standard ou Pro
Resposta curta: Use o link Atualizar informações de cada convidado. Ele abre um formulário pré-preenchido com a família do convidado, permite corrigir nomes, números de telefone e endereços, e salva as alterações diretamente nos seus registros existentes. Desative Adicionar outro convidado nas configurações do Coletar Informações para que os convidados não possam adicionar acompanhantes.
O link Atualizar informações vs. o link Coletar informações
Estes são dois links diferentes, e a diferença importa:
O link Coletar informações é um link aberto que você compartilha com qualquer pessoa. Ele sempre começa com um formulário em branco, e cada envio cria um novo registro de convidado. É para reunir informações de pessoas que você ainda não tem.
O link Atualizar informações é um link pessoal para cada convidado que você já adicionou. Ele abre pré-preenchido com as informações daquele convidado e de toda a sua família, e salvar atualiza esses registros existentes no lugar. Este é o link a usar quando você já importou e organizou seus convidados e só quer que eles revisem e corrijam o que você tem.
Se você já montou sua lista de convidados e famílias, o link Atualizar informações é quase sempre o que você quer.
O que o link Atualizar informações faz
Quando um convidado abre seu link pessoal Atualizar informações, ele vê um formulário que já contém:
O próprio nome, e-mail e número de telefone
Os outros membros da família, com os nomes e números de telefone que você já inseriu
O endereço de correspondência da família
Eles podem corrigir qualquer coisa que esteja errada e preencher o que estiver faltando. Quando salvam:
Seus registros existentes de convidados e famílias são atualizados no lugar.
Nenhum registro duplicado é criado, e nada é retirado das famílias que você configurou.
Você não precisa reorganizar nada depois.
Este é um formulário apenas de informações. Ele não registra uma confirmação de presença e é totalmente separado do seu formulário de confirmação.
Encontrando o link Atualizar informações de cada convidado
Primeiro, ative o formulário: vá em Convidados > Coletar informações, abra Configurações do formulário e ative Habilitar formulário de coleta. (Os links pessoais Atualizar informações só funcionam enquanto o formulário estiver habilitado.)
Escolha quais campos coletar (e-mail, telefone, endereço) em Dados a coletar.
Desative "Adicionar outro convidado" (veja abaixo) para que os convidados não possam adicionar pessoas.
Vá até sua lista de convidados e abra Configurações de convidados.
Em Links exclusivos, ative a coluna Atualizar informações.
Cada linha de convidado agora mostra o link pessoal Atualizar informações daquele convidado, pronto para copiar e enviar.
Você também pode abrir um convidado individual e copiar seu link Atualizar informações na barra lateral do convidado.
Impedindo que convidados adicionem pessoas a mais ou acompanhantes
Por padrão, depois que um convidado salva suas informações, ele vê um link "adicionar outro convidado". Se você já contabilizou todo mundo e não quer que os convidados adicionem acompanhantes, desative isso:
Vá em Convidados > Coletar informações > Configurações do formulário.
Encontre Adicionar outro convidado ("Exibir um link para adicionar outro convidado após o envio das informações do convidado").
Desative e salve.
Com isso desativado, não há como um convidado adicionar ninguém. O próprio formulário Atualizar informações só permite editar a família que você já montou — ele não tem nenhum campo para "adicionar pessoa" ou acompanhante.
Nota: "Adicionar outro convidado" está ativado por padrão, então esta é a única configuração que você vai querer alterar se estiver enviando links Atualizar informações para uma lista finalizada.
Enviando um link por família
O link está vinculado a cada convidado individual, mas abrir o link de qualquer membro da família mostra a família inteira. Então, para revisar uma família, basta enviar o link a uma pessoa dela — por exemplo, o primeiro adulto — e ela pode verificar e atualizar todos. Depois de uma importação de CSV, a forma mais fácil de fazer isso é enviar um e-mail por família e incluir o link pessoal de cada convidado.
Dicas
Ative o formulário primeiro, ou os links pessoais mostrarão uma mensagem de "fechado".
Desative Adicionar outro convidado antes de enviar os links se sua lista estiver final.
Envie para uma pessoa por família para revisar toda a família de uma vez.
As alterações são salvas nos seus registros existentes, então não há nada para mesclar ou reorganizar depois.