Wie sende ich Gästen einen Link, um ihre eigenen Details zu aktualisieren?
Gib jedem Gast einen persönlichen Link, der die bereits vorhandenen Details anzeigt und es ihm ermöglicht, sie zu korrigieren oder zu vervollständigen -- ohne Duplikate zu erzeugen oder zusätzliche Personen hinzuzufügen.
Voraussetzung: Standard- oder Pro-Plan
Kurze Antwort: Nutze den persönlichen Details aktualisieren-Link pro Gast. Er öffnet ein Formular, das bereits mit dem Haushalt des Gastes vorausgefüllt ist, lässt ihn Namen, Telefonnummern und Adressen korrigieren und speichert die Änderungen direkt in deine bestehenden Einträge zurück. Deaktiviere Weiteren Gast hinzufügen in deinen Einstellungen für "Details erfassen", damit Gäste keine Begleitpersonen hinzufügen können.
Der Link "Details aktualisieren" vs. der Link "Details erfassen"
Das sind zwei verschiedene Links, und der Unterschied ist wichtig:
Der Link "Details erfassen" ist ein offener Link, den du mit jedem teilst. Er beginnt immer mit einem leeren Formular, und jede Einreichung erstellt einen neuen Gasteintrag. Er dient dazu, Details von Personen zu sammeln, die du noch nicht hast.
Der Link "Details aktualisieren" ist ein persönlicher Link für jeden Gast, den du bereits hinzugefügt hast. Er öffnet sich vorausgefüllt mit den Informationen dieses Gastes und seines gesamten Haushalts, und beim Speichern werden diese bestehenden Einträge direkt aktualisiert. Das ist der Link, den du nutzt, wenn du deine Gäste bereits importiert und organisiert hast und möchtest, dass sie nur überprüfen und korrigieren, was du hast.
Wenn du deine Gästeliste und Haushalte bereits aufgebaut hast, ist der Link "Details aktualisieren" fast immer der richtige.
Was der Link "Details aktualisieren" macht
Wenn ein Gast seinen persönlichen Link "Details aktualisieren" öffnet, sieht er ein Formular, das bereits Folgendes enthält:
Seinen eigenen Namen, E-Mail und Telefonnummer
Die anderen Mitglieder seines Haushalts, mit den Namen und Telefonnummern, die du bereits eingegeben hast
Die Postadresse des Haushalts
Er kann alles Falsche korrigieren und alles Fehlende ergänzen. Beim Speichern:
Werden deine bestehenden Gast- und Haushaltseinträge direkt aktualisiert.
Werden keine doppelten Einträge erstellt, und nichts wird aus den von dir eingerichteten Haushalten herausbewegt.
Musst du anschließend nichts neu sortieren oder neu organisieren.
Das ist ein reines Detailformular. Es erfasst keine Rückmeldung und ist vollständig getrennt von deinem Rückmeldungsformular.
Den Link "Details aktualisieren" für jeden Gast finden
Aktiviere zuerst das Formular: Gehe zu Gäste > Details erfassen, öffne Formulareinstellungen und aktiviere Erfassungsformular aktivieren. (Die persönlichen Links "Details aktualisieren" funktionieren nur, solange das Formular aktiviert ist.)
Wähle unter Zu erfassende Details, welche Felder erfasst werden sollen (E-Mail, Telefon, Adresse).
Deaktiviere "Weiteren Gast hinzufügen" (siehe unten), damit Gäste keine Personen hinzufügen können.
Gehe zu deiner Gästeliste und öffne Gasteinstellungen.
Aktiviere unter Einzigartige Links die Spalte Details aktualisieren.
Jede Gastzeile zeigt nun den persönlichen Link "Details aktualisieren" dieses Gastes, bereit zum Kopieren und Senden.
Du kannst auch einen einzelnen Gast öffnen und seinen Link "Details aktualisieren" aus der Gast-Seitenleiste kopieren.
Verhindern, dass Gäste zusätzliche Personen oder Begleitpersonen hinzufügen
Standardmäßig sieht ein Gast nach dem Speichern seiner Details einen Link "Weiteren Gast hinzufügen". Wenn du bereits alle berücksichtigt hast und nicht möchtest, dass Gäste Begleitpersonen hinzufügen, deaktiviere dies:
Gehe zu Gäste > Details erfassen > Formulareinstellungen.
Finde Weiteren Gast hinzufügen ("Einen Link zum Hinzufügen eines weiteren Gastes anzeigen, nachdem die Gastdetails eingereicht wurden").
Deaktiviere es und speichere.
Wenn dies deaktiviert ist, gibt es für einen Gast keine Möglichkeit, jemanden hinzuzufügen. Das Formular "Details aktualisieren" selbst lässt ihn nur den von dir bereits aufgebauten Haushalt bearbeiten -- es hat überhaupt kein Feld zum Hinzufügen von Personen oder Begleitpersonen.
Hinweis: "Weiteren Gast hinzufügen" ist standardmäßig aktiviert, daher ist dies die eine Einstellung, die du ändern solltest, wenn du Links "Details aktualisieren" an eine fertige Liste sendest.
Einen Link pro Haushalt senden
Der Link ist an jeden einzelnen Gast gebunden, aber das Öffnen des Links eines beliebigen Haushaltsmitglieds zeigt den gesamten Haushalt. Um also einen Haushalt zu überprüfen, sende den Link einfach an eine Person darin -- zum Beispiel an den ersten Erwachsenen -- und sie kann alle überprüfen und aktualisieren. Nach einem CSV-Import ist der einfachste Weg, eine E-Mail pro Haushalt zu senden und den persönlichen Link jedes Gastes beizufügen.
Tipps
Aktiviere zuerst das Formular, sonst zeigen die persönlichen Links eine "Geschlossen"-Meldung.
Deaktiviere Weiteren Gast hinzufügen, bevor du die Links sendest, wenn deine Liste endgültig ist.
Sende an eine Person pro Haushalt, um den gesamten Haushalt auf einmal zu überprüfen.
Änderungen werden in deine bestehenden Einträge gespeichert, es gibt also anschließend nichts zusammenzuführen oder neu zu sortieren.