Comment envoyer aux invités un lien pour mettre à jour leurs propres informations ?
Donne à chaque invité un lien personnel qui affiche les informations que tu as déjà et lui permet de les corriger ou de les compléter, sans créer de doublons ni ajouter de personnes supplémentaires.
Forfait requis : Forfait Standard ou Pro
Réponse courte : Utilise le lien Mettre à jour les informations propre à chaque invité. Il ouvre un formulaire pré-rempli avec le foyer de cet invité, lui permet de corriger les noms, numéros de téléphone et adresses, et enregistre les modifications directement dans tes fiches existantes. Désactive Ajouter un autre invité dans tes paramètres de Collecte d'informations pour que les invités ne puissent pas ajouter d'accompagnants.
Le lien Mettre à jour les informations vs. le lien Collecte d'informations
Ce sont deux liens différents, et la différence a son importance :
Le lien de Collecte d'informations est un lien ouvert unique que tu partages avec n'importe qui. Il part toujours d'un formulaire vierge, et chaque soumission crée une nouvelle fiche d'invité. C'est pour recueillir les informations de personnes que tu n'as pas encore.
Le lien Mettre à jour les informations est un lien personnel pour chaque invité que tu as déjà ajouté. Il s'ouvre pré-rempli avec les informations de cet invité et de tout son foyer, et l'enregistrement met à jour ces fiches existantes sur place. C'est le lien à utiliser quand tu as déjà importé et organisé tes invités et que tu veux simplement qu'ils vérifient et corrigent ce que tu as.
Si tu as déjà construit ta liste d'invités et tes foyers, le lien Mettre à jour les informations est presque toujours celui que tu veux.
Ce que fait le lien Mettre à jour les informations
Quand un invité ouvre son lien personnel Mettre à jour les informations, il voit un formulaire qui contient déjà :
Son propre nom, e-mail et numéro de téléphone
Les autres membres de son foyer, avec les noms et numéros de téléphone que tu as déjà saisis
L'adresse postale du foyer
Il peut corriger tout ce qui est erroné et remplir tout ce qui manque. Quand il enregistre :
Tes fiches d'invités et de foyers existantes sont mises à jour sur place.
Aucune fiche en double n'est créée, et rien n'est retiré des foyers que tu as mis en place.
Tu n'as rien à re-trier ou réorganiser ensuite.
C'est un formulaire d'informations uniquement. Il n'enregistre pas de confirmation de présence, et il est totalement distinct de ton formulaire de confirmation de présence.
Trouver le lien Mettre à jour les informations de chaque invité
D'abord, active le formulaire : va dans Invités > Collecte d'informations, ouvre Paramètres du formulaire, et active Activer le formulaire de collecte. (Les liens personnels Mettre à jour les informations ne fonctionnent que lorsque le formulaire est activé.)
Choisis quels champs collecter (e-mail, téléphone, adresse) sous Informations à collecter.
Désactive « Ajouter un autre invité » (voir ci-dessous) pour que les invités ne puissent pas ajouter de personnes.
Va dans ta liste d'invités et ouvre Paramètres des invités.
Sous Liens uniques, active la colonne Mettre à jour les informations.
Chaque ligne d'invité affiche désormais le lien personnel Mettre à jour les informations de cet invité, prêt à copier et envoyer.
Tu peux aussi ouvrir un invité individuel et copier son lien Mettre à jour les informations depuis la barre latérale de l'invité.
Empêcher les invités d'ajouter des personnes supplémentaires ou des accompagnants
Par défaut, après qu'un invité a enregistré ses informations, il voit un lien « ajouter un autre invité ». Si tu as déjà pris en compte tout le monde et que tu ne veux pas que les invités ajoutent des accompagnants, désactive cela :
Va dans Invités > Collecte d'informations > Paramètres du formulaire.
Trouve Ajouter un autre invité (« Afficher un lien pour ajouter un autre invité après que les informations de l'invité ont été soumises »).
Désactive-le et enregistre.
Avec cette option désactivée, il n'y a aucun moyen pour un invité d'ajouter qui que ce soit. Le formulaire Mettre à jour les informations lui-même ne permet que de modifier le foyer que tu as déjà construit — il n'a aucun champ « ajouter une personne » ou accompagnant.
Note : « Ajouter un autre invité » est activé par défaut, c'est donc le seul paramètre que tu voudras changer si tu envoies des liens Mettre à jour les informations à une liste finalisée.
Envoyer un lien par foyer
Le lien est rattaché à chaque invité individuel, mais ouvrir le lien de n'importe quel membre du foyer affiche tout le foyer. Donc pour vérifier un foyer, envoie simplement le lien à une personne de ce foyer — par exemple le premier adulte — et elle pourra vérifier et mettre à jour tout le monde. Après un import CSV, la façon la plus simple de procéder est d'envoyer un e-mail par foyer et d'inclure le lien personnel de chaque invité.
Conseils
Active d'abord le formulaire, sinon les liens personnels afficheront un message « fermé ».
Désactive Ajouter un autre invité avant d'envoyer les liens si ta liste est définitive.
Envoie à une personne par foyer pour vérifier tout le foyer en une fois.
Les modifications s'enregistrent dans tes fiches existantes, il n'y a donc rien à fusionner ou re-trier ensuite.